Dynhus: Outsourcing gaat veel verder dan het ‘neerzetten van IT bij een ander’

Beter voorbereid zijn op de toekomst en beter kunnen inspelen op maatschappelijke opgaven in Friesland. Met die doelen fuseerden Wonen Zuidwest Friesland en Lyaemer Wonen tot Dynhus. Sinds 1 oktober (2021) is Dynhus gehuisvest in het verbouwde kantoor in Balk. Yeb: “Wij willen een meerwaarde zijn voor de samenleving en onze huurders. We willen mensen perspectief bieden met een thuis. Ons geloof is dat een goede woning in een fijne omgeving daarbij hét fundament is voor persoonlijk welbevinden en ontwikkeling. Samen kunnen we deze uitdaging beter het hoofd bieden.”

Continuïteit borgen
De fusie betekende ook een grote verandering in het ICT-landschap, gaat Harm verder. “Zowel Wonen Zuidwest Friesland als Lyaemer Wonen hadden een ander ICT-systeem in beheer, dat door verschillende partijen werd beheerd. Het samenvoegen van deze landschappen vroeg daarom om een intensief selectie- en implementatietraject. Om tegelijkertijd de continuïteit te borgen, hebben we tijdelijk op het oude kantoor in Lemmer een ICT-inrichting gemaakt.”

De cloud
Uiteindelijk werd er gekozen om het oude systeem van Lyaemer Wonen te upgraden voor Dynhus, in plaats van een volledig nieuwe inrichting. Yeb: “Daarbij hebben we op bepaalde vlakken verdere stappen gezet voor de toekomst, bijvoorbeeld de keuze voor de cloud. De rechtsvoorgangers van Dynhus waren behoudend en konden tot op zekere hoogte zelf het beheer uitvoeren. Echter vroeg dit steeds enerzijds specifiekere kennis en werd ICT anderzijds ook steeds belangrijker voor de bedrijfsvoering. Om met de tijd mee te gaan en bijvoorbeeld onze medewerkers de mogelijkheid te geven altijd en overal in het systeem te kunnen, de veiligheid te verbeteren en een klantportaal te bieden voor onze huurders, hebben wij de keuze gemaakt voor de cloud en outsourcing.”

Intensieve samenwerking
Outsourcing is volgens Harm niet hetzelfde als het ‘neerzetten van IT bij een ander’. “Het gaat wat mij betreft veel verder dan dat. Samenwerken betekent immers ook service verlenen, meedenken in oplossingen en een visie op de toekomst die past bij Dynhus. Gelet op de grootte van onze organisatie, hebben wij hier niet de know how van in huis. Daarom zijn we de samenwerking aangegaan met NEH. Wonen Zuidwest Friesland had al goede ervaringen met NEH, waardoor wij wisten dat zij ons kunnen helpen die stap naar de toekomst te zetten. ICT is immers zo’n snel veranderend speelveld geworden, dat het essentieel is daarin een deskundige en betrouwbare partner te hebben voor nu en de toekomst.”

Goede structuur
Op de vraag wat outsourcing voor Dynhus als organisatie heeft betekend, vertelt Yeb: “Het vraagt intern om een goede structuur en duidelijke afspraken. De coronaperiode – waar de fusie middenin plaatsvond – veranderende veel, zoals de introductie van hybride werken. Thuiswerken vraagt bijvoorbeeld weer om een andere manier van communiceren. Dat was voor iedereen best even wennen, maar was gelukkig precies voor de lockdown geregeld. Ook hier heeft NEH ons goed ontzorgd.”

Papierloos werken
“Als je kijkt naar vaardigheden die nodig zijn wanneer je het ICT-beheer buiten de deur plaatst, dan zie je dat bijvoorbeeld de kennis en kunde van onze medewerkers weleens tekort schiet. Het vergt van ons voortdurend aandacht om het plaatsonafhankelijk werken te kunnen ondersteunen en vragen van collega’s efficiënt en snel te kunnen beantwoorden. Voor de medewerkers is het belangrijk om op de hoogte te zijn van de laatste ICT-ontwikkelingen. Er wordt continu geïnnoveerd en ontwikkelingen binnen ICT volgen elkaar in rap tempo op. Dat betekent dat je als corporatiemedewerker jaarlijks bijgeschoold moet worden in de ICT-beleving.”

Nieuwe ontwikkelingen
Outsourcing van IT betekent dus niet dat je je handen er volledig vanaf kunt trekken, sluit Harm af: “Maar omdat we nu worden ontzorgd, hebben we wel meer tijd voor andere zaken. De ontwikkelingen in ICT gaan razendsnel, kijk bijvoorbeeld naar het robotiseren van processen waardoor steeds meer geautomatiseerd wordt. Een goede strategie hiervoor is essentieel, zodat de organisatie ondersteund wordt de meeste meerwaarde te blijven bieden voor de samenleving en onze huurders.”

Quote:
"Samenwerken met een outsourcingspartner betekent ook service verlenen, meedenken in oplossingen en een visie op de toekomst die past bij Dynhus."

Over Dynhus
Bij Dynhus willen we een meerwaarde zijn voor de samenleving en voor onze huurders. We willen mensen perspectief bieden met een thuis. Want wij geloven dat een goede woning, in een fijne woonomgeving het fundament is van persoonlijk welbevinden en persoonlijke ontwikkeling.  

Dit doen wij door verder te kijken dan alleen onze woningen. We bepalen niet wat goed, prettig en veilig is, maar gaan hier samen met onze huurders en stakeholders naar op zoek. We zijn daarom dichtbij, ontzorgen en luisteren naar de ander. We maken dan ook graag de tijd om het gesprek met elkaar aan te gaan. Want samen komen we verder.

Onze inkomsten investeren we in ons eigen gebied, zodat we in kunnen spelen op uitdagingen als vergrijzing, krimp en verduurzaming. Want: we zijn trots op het gebied waarin we actief zijn en de mensen die hier wonen.

Over NEH Shared Services
NEH, uit Leusden, is sinds 2004 gespecialiseerd - en is inmiddels marktleider - in het outsourcen van kantoorautomatisering van woningcorporaties. Met diensten als kantoorautomatisering in de Cloud zorgen wij ervoor dat medewerkers van onze corporaties altijd, overal en op elk device veilig kunnen werken.

Vernieuwend, proactief en vooroplopend op het gebied van informatiebeveiliging en gebruikersadoptie. Daardoor hebben ruim 70 corporaties hun ICT in zijn geheel bij NEH ondergebracht waarbij visie op - en invoering van de moderne werkplek met moderne middelen als Microsoft Office 365, Teams en SharePoint onderscheidend zijn.