Thuiswerken met Microsoft Teams
Ben jij ook verplicht thuis aan het werk? Lukt dat een beetje? NEH zet alles op alles om haar klanten in deze moeilijke periode zo goed mogelijk te ondersteunen, om het benodigde werk waar mogelijk toch vanuit huis gewoon door te kunnen laten gaan.
Bij deze een blog over thuiswerken, door en voor werknemers thuis!
Er zijn diverse oplossingen om thuis te kunnen werken. Denk bijvoorbeeld aan de beveiligde VPN-verbinding, waarmee je via jouw eigen thuisapparaten kunt inloggen op jullie bedrijfsomgeving en vanuit daar jullie netwerk bereiken. Dan is er een weg vrijgemaakt naar documenten, bestanden en software, maar een optimalisatie van samenwerking wordt hier buiten beschouwing gelaten. Thuiswerken door middel van mailen, bellen en diverse programma’s openen is mogelijk, maar eenvoudig op afstand vergaderen of samen in één document werken, zit er helaas niet in. Maar toch, er is een oplossing!
Dan komen we direct bij optie twee; Microsoft Office 365 met als ultieme samenwerkoplossing het programma Teams. Hebben jullie Microsoft Teams al gevonden? Of hebben jullie het wel, maar heb je er eigenlijk nog weinig mee gewerkt en is het nog een beetje abracadabra? Microsoft Teams is een programma dat veel andere programma’s verbindt. Het is uitermate goed geschikt voor intern gebruik, maar ook voor extern contact zijn er veel mogelijkheden. Daarom gaan we er in deze blog wat dieper op in.
Microsoft heeft omwille van het coronavirus een trial van zes maanden ter beschikking gesteld voor maximaal 1.000 medewerkers per organisatie. NEH kan jouw organisatie helpen Teams te activeren, waardoor je de beschikking krijgt over Microsoft Teams.
Eén team, één taak, één plek
Microsoft Teams werkt het beste op een Windows 10 device en kan ook gebruikt worden op telefoons en tablets. Als je dus over één van deze devices beschikt, kan je al werken met Microsoft Teams. Teams maakt communicatie heel eenvoudig. Waar voorheen e-mailtjes over en weer vlogen (slowchat) en je steeds verschillende programma’s moest openen om data bij elkaar te harken, zit nu alles in één programma. Vanuit Teams kun je direct chatten met al je collega’s en open je al jouw Office-programma’s om er vervolgens met meerdere mensen tegelijk in te kunnen werken. Je hoeft niemand meer documenten te e-mailen, maar voegt ze toe aan een bericht waarna ze automatisch op één centrale plek worden opgeslagen in SharePoint. Dit bespaart veel e-mail en opslagruimte, maar voorkomt ook problemen met versieverschillen.
En wat dacht je van de gecancelde vergaderingen in deze thuiswerkperiode? Helemaal niet handig, want over sommige issues moet je gewoon kunnen sparren met collega’s. Ook hier biedt Teams een oplossing. Schiet een Teams-vergadering in, direct vanuit Teams zelf. Als het moment daar is kan iedereen vanuit de afspraak deelnemen aan een videogesprek, met beeld én geluid. Precies wat we nodig hebben in deze periode van afzondering
Het is ook bijzonder handig om in aparte groepen te kunnen communiceren. Je maakt een aparte groep (een Team) aan vanuit waar je met een geselecteerde groep collega’s kunt werken aan een specifiek project. Deel hier informatie en documenten die alleen voor deze collega’s van toepassing zijn en ga samen in gesprek via de chatfunctie.
Komt tijd, komt raad
Dat klinkt natuurlijk allemaal heel mooi, maar hoe werkt het nou precies? De vraag waar veel werknemers in heel Nederland op dit moment mee worstelen. Omdat een face-to-facetraining op dit moment niet mogelijk is, proberen we in deze blog zo duidelijk mogelijk toe te lichten hoe de belangrijkste functies gebruikt kunnen worden.
Chatsessie starten in Teams
de button ‘Chat’ in het menu aan de linkerkant start je eenvoudig een groeps-chat of een een-op-eenchat met jouw collega’s. Deel je mening, stuur documenten, GIF's, stickers en emoji's. Stap voor stap uitleg van Microsoft vind je hier. Deze chat is een alternatief voor mailverkeer.
Overzichtelijke samenwerking in Teams
Dan komen we nu bij de belangrijkste feature die Microsoft Teams onderscheidend maakt, de button “Teams” in het menu aan de linkerkant. Hier kun je een nieuwe groep (een Team) aanmaken met een geselecteerde groep collega’s. In het voorbeeld hieronder zie je links dat deze gebruiker lid is van diverse Teams. Per Team wordt er overleg gepleegd en worden er documenten gedeeld die belangrijk zijn voor het project waar dat team aan werkt. Je kunt per Team nog weer een apart gespreksdraadje (kanaal) aanmaken, over bijvoorbeeld een specifiek onderwerp binnen jullie project. Hiermee zorg je voor een beter overzicht met gerichtere gesprekken. Meer informatie over het onderdeel Teams vind je hier.
The world is just a click away – online vergaderen
En omdat we nu met z’n allen thuiswerken, schenken we wat meer aandacht aan het onderdeel online vergaderen binnen Teams. Teams is gekoppeld aan jouw Outlook-agenda. Klik je dus links in de balk op “Agenda”, zie je jouw agenda. Klik vervolgens rechtsboven op “Nieuwe vergadering” om een vergadering te starten.
Je krijgt dan een scherm te zien wat in grote lijnen lijkt op het maken van een afspraak in Outlook. Hier kun je een onderwerp invullen, de datum/tijd bepalen, collega's uitnodigen (als je een Kanaal toevoegt kan iedereen die in het kanaal zit direct deelnemen) en zo nog een aantal zaken meer.
Je kunt een nieuwe vergadering ook plannen vanuit Outlook. Hierbij heb je wat meer mogelijkheden. Om dit te doen, ga je eerst naar je agenda in Outlook. Klik vervolgens op ‘Nieuwe Teams-vergadering’.
In de inhoud van de afspraak komt nu (onder andere) de link "Deelnemen aan Microsoft Teams-vergadering" te staan, zie onderstaande afbeelding. Deelnemers kunnen t.z.t. op de afgesproken datum en tijd in de afspraak op deze link klikken om deel te nemen aan de online vergadering.
Dat is alles wat nodig is. De rest is gelijk aan een normaal vergaderverzoek.
Deelnemen aan vergadering
De geplande vergadering staat in je agenda. Wanneer je deze opent, zie je de tekst "Deelnemen aan Microsoft Teams-vergadering". Klik je daarop, dan open je de digitale vergadering.
Onder je foto en de knop “Nu deelnemen” heb je de mogelijkheid om je webcam te starten en de microfoon aan te zetten. Klik op “Nu deelnemen” om deel te nemen aan de vergadering.
Wanneer je je muis iets beweegt, krijg je een balk te zien.
Zit je in een drukke omgeving, klik dan op de drie puntjes en klik op “Mijn achtergrond vervagen”. Via de button met het spraakballonnetje kun je het gesprek weergeven/verbergen. Daar kun je chatten. De button met de poppetjes vertelt je wie er aan het gesprek deelneemt. Klik je op het rode knopje met de hoorn hang je op, dus verbreek je de verbinding.
Ook handig: de button met het vierkantje waar een pijltje onderin wijst, laat je jouw scherm delen met de persoon waar je mee spreekt. Dit kan overigens alleen als je Office 365 hebt.
Ook mensen buiten je organisatie kunnen deelnemen. Iedereen die Teams heeft gaat bij het aanklikken van de link "Deelnemen aan vergadering" naar Teams (online of de bureaubladversie). Heb je geen Teams client dan kom je op een internetpagina en kun je ook deelnemen.