Rijnhart Wonen met positieve ervaringen én kansen voor Microsoft Teams
Hoe bevalt het samenwerkingsplatform Teams bij een van de eerste woningcorporaties die besloot hier gebruik van te maken?
Sinds de komst van Corona werken we met z’n allen massaal vanuit huis. Heel Nederland maakte kennis met applicaties die thuiswerken mogelijk maakten. Rijnhart Wonen is een van de eerste woningcorporaties die meteen over ging op de Teams, de samenwerkingsapplicatie van Microsoft. NEH interviewde Maarten Jan Kamerbeek, senior medewerker Facilitair bij de woningcorporatie, over zijn ervaringen met het programma.
Microsoft Teams is op elk gewenst device, zoals laptop, tablet of smartphone te gebruiken. De applicatie maakt het mogelijk om gesprekken, vergaderingen, bestanden en opdrachten op één plek samen te brengen. Bij Rijnhart Wonen hanteren ze de ‘Bring Your Own Device’-regeling (BYOD) of heeft elke medewerker een smartphone van de organisatie. Maarten Jan vervolgt: “Om snel en makkelijk te communiceren met je collega’s is het gebruik van Teams heel makkelijk.” Collega’s zijn over het algemeen erg positief en de meesten pakten deze manier van werken snel op.
Voor Rijnhart Wonen verving Teams vrij snel het ‘oude’ intranet. Maarten Jan verduidelijkt: “Op het intranet gebruikten we eerst de berichtenfunctie op het bureaublad in ViewPoint. Doordat iedereen ineens op verschillende locaties werkte - en ViewPoint alleen te openen is via Citrix - werd het intranet erg onhandig.”
Maarten Jan ervaart de mogelijkheden van Teams als uiteenlopend. Dat komt mede doordat er veel integratieopties zijn met andere apps van Microsoft Office 365, zoals Word, PowerPoint en Excel. Daarnaast ontwikkeld Microsoft voortdurend. Het samenwerken in Teams heeft bij Rijnhart Wonen een vogelvlucht genomen. Ook de Raad van Commissarissen werkt samen in Teams.
Samenwerken met externen
Rijnhart Wonen heeft vrij snel het besluit genomen om de gasttoegang voor de verschillende teams aan te zetten. Zo verloopt het periodiek doornemen van openstaande reparatieverzoeken met hun partners via videogesprekken in Teams. Ditzelfde doen ze met de huurdersorganisatie. Al ziet Maarten Jan ook meteen een kans voor Teams: “Het schakelen tussen verschillende organisaties kan makkelijker gemaakt worden. Ben ik aan het werk in de omgeving van NEH, dan kan ik niet bij de gesprekken van Rijnhart Wonen. Ik zou liever een wat meer geconsolideerde omgeving hebben met één chatlijst en alle Teams van beide organisaties in één overzicht onder elkaar.”
Op de vraag of Maarten Jan nog meer kansen voor Teams ziet, heeft hij direct een antwoord paraat: “Ik zou graag de mogelijkheid zien om een shared mailbox aan een team te koppelen. De mailbox wil ik dan in een aparte tab kunnen openen. Je kunt nu al een Office 365-groep als shared mailbox inrichten, maar deze heeft meer de functie van een distributiegroep. Soms wil je juist beide, maar dan wel apart. Daarnaast lijkt mij één overzicht met alle laatste updates een mooie functionaliteit.”
Vergaderplatform
De corporatie blijft het gebruik van Teams zeker omarmen. Informatie delen over bijvoorbeeld vergaderstukken gaat heel eenvoudig, waardoor Teams een flexibel vergaderplatform is voor de organisatie. “Je hoeft niet meer per se bij elkaar te komen om te vergaderen, maar ik denk dat dit in sommige gevallen nog wel de voorkeur zal uitgaan naar de traditionele manier van vergaderen op locatie”, besluit Maarten Jan.
Trial loopt af
Vanwege de wereldwijde coronamaatregelen besloot Microsoft voor zes maanden lang de Office 365 E1 trial, inclusief Microsoft Teams, gratis beschikbaar te stellen aan organisaties. Deze termijn verloopt bijna. Wil en kun jij ook niet meer zonder Teams in jouw organisatie? Neem dan contact op met jouw accountmanager om over te stappen op de betaalde versie van Teams en ontdek alle mogelijkheden met Exchange Online en SharePoint.