Datagebruik moet veiliger
Anno 2020 creëren wij heel veel data. We maken rapportages, stellen budgetten op en we maken presentaties en huurcontracten voor klanten in PowerPoint of Word. We schieten een filmpje van een woning voor toekomstige huurders en maken een foto van een nieuwbouwproject. Er is nog niets aan de hand.
Deze data verplaatst zich vervolgens razendsnel binnen de organisatie. Zo deelt de Manager Wonen de klantrapportage met de directie, waarop de directie de budget en weer deelt met de andere managers. De documenten worden in de Cloud opgeslagen, zodat meerdere personen in de organisatie hier nog naar kunnen kijken. De film van de woning en de foto van het nieuwbouwproject komen op het intranet te staan, zodat iedereen kan genieten van een sneak peek. Er is nog steeds niks aan de hand.
Op dit moment verspreidt de data zich alleen nog intern, maar je wilt natuurlijk ook de geplande budget en realiseren. De afdeling Marketing zet e-mailcampagnes op over de nieuwbouw, plaatst de brochures op de website en plaatst het beeldmateriaal op social media. De data verlaat de organisatie en is nu van iedereen. Help!
Datastrategie
Uit onderzoek van CorporatieNL onder 701 bestuurders, managers en medewerkers van woningcorporaties blijkt dat 83% van alle corporaties steeds meer met data te maken heeft. Maar de meesten gaan willekeurig om met deze gegevens. Maar 38% heeft een duidelijk doel met het verzamelen van data en slechts 29% beschikt over een datastrategie. Dit zijn verontrustende berichten, om twee redenen. Het eerste en belangrijkste is dat vertrouwelijke gegevens te allen tijde beheerd en beschermd moeten worden. Daarnaast blijkt uit onderzoek dat we in de toekomst naar een meer functionele corporatie toe gaan waarbij data, algoritmes en sensortechnologie een grotere rol zullen gaan spelen. We moeten beslagen te ijs de toekomst tegemoet.
Beheer vertrouwelijke gegevens. Want, een mailwisseling over de fusie van de organisatie is niet iets wat per ongeluk in verkeerde handen moet vallen. Bij NEH stellen wij samen met de klant een datastrategie op. Er zijn namelijk tal van mogelijkheden om data versleuteld te versturen. Zo kun je in alle Microsoft -applicaties bestanden gelabeld of encrypted versturen. Data Loss Protection (DLP) beheert de inhoud van bepaalde berichten. Je kunt je er zelfs voor kiezen dat een BSN-nummer, naam van een klant of nieuws over een fusie de organisatie nooit verlaat.
Beheer van applicaties
Naast het versleutelen van bestanden kan jouw organisatie applicaties ook zelf beheren. Dit kan voor zowel op beheerde als op onbeheerde apparaten. Voor elke applicatie kun je kiezen of deze met een aparte pincode gebruikt kan worden. Handig wanneer je nu zoveel thuis aan het werk bent en je kind ook nog wel eens achter de Surface kruipt. Mocht er alsnog iets fout zijn gegaan, kunnen wij ook selectief wissen. Hierdoor hoeft niet het hele apparaat gewist te worden.
Beheer van applicaties op onbeheerde apparaten kan toegepast worden bij Bring Your Own Device (BYOD) scenario’s of bijvoorbeeld bij het gebruik van inhuurpersoneel die een apparaat gebruiken van een andere organisatie. Wellicht werkt het inhuurpersoneel op een eigen device. Ook dan kun je toch applicaties en documenten beheren. Handig!
Samen sparren
Bij NEH geven wij het advies om je data te kennen, te beschermen en te beheren. Wil jij eens met onze Security & Privacy Officer, Jan Niessen om tafel om te sparren over een datastrategie of het voorkomen van dataverlies? Dat kan! Je kunt veilig mailen naar security@nehgroup.com en wij nemen contact met je op.