Teams, wat is het en wat is er nieuw?

NEH is een Microsoft-huis en wij werken met Teams. Wellicht werk jij op dit moment ook al samen met je collega’s in Teams of maken jullie gebruik van de trial versie. In deze blog gaan wij wat dieper in op de (nieuwe) functionaliteiten van Teams. 

Wat mis jij nu het meest als je thuiswerkt? Het even binnenlopen bij een collega om samen over een tekst te sparren? Toch de brainstormmomenten in de vergaderingen? Of de koffiemomentjes waarbij non-verbale communicatie een grote rol speelt? Bij de meesten komt het wel neer op de input van je collega’s, hetzij sociaal, hetzij zakelijk. Microsoft Teams doet een ultieme poging om aan alles te denken en ons thuiswerkleven compleet te maken. (Video)bellen, chatten, bestanden, agenda’s, seminars, je vindt alles terug in het duizend-in-1 programma.  

Even gemist 

Teams maakt interne, maar ook externe, communicatie heel eenvoudig. Waar voorheen e-mailtjes over en weer vlogen, zit nu alles in één programma. Vanuit Teams kun je chatten met al je collega’s en open je direct al jouw Office-programma’s, om er vervolgens met meerdere mensen tegelijk in te kunnen werken. Je hoeft niemand meer documenten te e-mailen, maar voegt ze toe aan een bericht waarna ze automatisch op één centrale plek worden opgeslagen in SharePoint. Dit bespaart veel e-mail en opslagruimte, maar voorkomt ook problemen met versieverschillen. 

Online in beeld zijn 

En wat dacht je van de gecancelde vergaderingen in deze thuiswerkperiode? Helemaal niet handig, want over sommige issues moet je gewoon kunnen sparren met collega’s. Ook hier biedt Teams een oplossing. Schiet een Teams-vergadering in of organiseer een livevergadering in de vorm van een webinar voor al je collega’s. Wil je gewoon even bijkletsen met een collega? Gebruik de videofunctie in jullie chat en kijk iemand ook echt aan als jullie samen praten.

Samenwerken in projecten 

Het is ook bijzonder handig om in aparte groepen te kunnen communiceren. Je maakt een aparte groep (een Team) aan van waaruit je met een geselecteerde groep collega’s kunt werken aan een specifiek project. Deel hier informatie en documenten die alleen voor deze collega’s van toepassing zijn en ga samen in gesprek via de chatfunctie of online vergaderingen. 

Wat is er nieuw? 

Laatst spraken we al over de nieuwe functionaliteit Taken in Teams. Half mei werd het 3x3-videoraster (zoals je wellicht kent van Zoom) geïntroduceerd en kort daarop werd het mogelijk om tijdens een vergadering je ‘hand’ op te steken, zodat je de presentator niet stoort. 

27 mei jl. liet Microsoft weten de teamgrootten uit te breiden naar 10.000 teamleden. Zo is het voor grote organisaties nog makkelijker om met elkaar samen te werken. Daarnaast heeft Teams twee nieuwe knoppen gekregen: 

1. Vergaderopties

   Bij het verzenden van een uitnodiging voor een online vergadering, kun je de vergaderopties eenvoudig openen door naar de uitnodiging te gaan. Naast de tijdzone staat de nieuwe knop ‘Vergaderopties’. In een nieuw tabblad kun je vervolgens regelen wie er in de lobby moeten wachten, kun je meldingen instellen en hier kun je de presentatorrollen regelen.  

2. Chat in nieuw venster openen 

   Selecteer het pop-out chatpictogram in Teams om een chat te openen in een nieuw venster. Je vindt dit pictogram door naar de chat te gaan, kies vervolgens een gesprekspartner en ga met je muis rechts over de tijd/datum van dat gesprek. Nu verschijnt het pictogram. Wanneer je dubbelklikt op een chat, opent er ook een nieuw venster. Zo kun je gemakkelijk chatten en tegelijkertijd in verschillende teams werken.  

Wil jij Teams ook (verder) invoeren in jouw organisatie en kan je wel wat hulp gebruiken? Wij helpen je graag! Stuur een mailtje naar marketing@nehgroup.com met jouw hulpvraag en wij nemen contact met je op.